Assistant administratif F/H
- Direction
- Cycle de l'eau
- Institution
- La Communauté d'agglomération de Blois - Agglopolys
- Type de recrutement
- Statutaire ou CDI
Missions
Vous assurez l’assistance administrative pour le pôle technique de la Direction du Cycle de l’eau, une partie du temps de travail étant dédié à l’activité administrative du service études et travaux. A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Secrétariat :
- Contrôle qualité des documents : relecture des courriers, des notes, des projets de délibération, bordereaux de prix, remise en forme, impression de documents
- Gestion des courriers : diffusion des courriers sur Maarch, répartition des courriers entrants dans les services, suivi et clôture des courriers sortants, enregistrement n° Maarch et chrono, suivi parapheurs, envois, classement, publipostages…
- Transmission de documents aux divers services
- Gestion de la boite mail institutionnelle cycle de l’eau
- Mise à jour du site internet en lien avec le service communication
- Mise à jour des documents d’astreinte sur Octopus, mise à jour du trombinoscope
- Tickets pour la DNUM, services logistiques, ateliers bâtiments, imprimantes et traceur
Gestion de dossiers administratifs :
- Pilotage de la newsletter (suivi des échéances, relance services, relecture, mise en page, rédaction des diapos communes en lien avec la direction, envoi et impression papier pour les différents sites)
- Archivage, rédaction de bordereaux, rangements, élaboration des bordereaux d’élimination en lien avec le service des archives, suivi de la procédure
- Suivi des conventions de servitudes (délibérations, hypothèques, etc.) en lien avec le service foncier
- Suivi des dotations en lien avec le magasinier
- Réalisation des engagements et rapprochements des factures à la demande
- Mise à jour de l’inventaire du parc automobile et des places de stationnement, attestations de conduite de véhicules et attestations de remisage
- Enregistrement ponctuel des contrôles sanitaires de l’ARS sur Datahall
- Suivi des bordereaux de gestion des déchets sur trackdéchets
- Tenue à jour des trousses à pharmacie (au moins annuelle), réassort pour les locaux et les véhicules
Missions liées à l'organisation de la direction :
- Organisation de temps collectifs pour la direction en lien avec l’assistante de direction
- Planning d’immersion des nouveaux agents
- Mise en place de COPIL/COTEC avec l'assistance de la direction
- Réservation salles et véhicules à la demande
Marchés publics :
- Mise en ligne des marchés subséquents pour dématérialisation,
- Suivi des procédures de marchés subséquents
- Préparation des réponses/courriers aux entreprises,
- Contrôle qualité de Préparation de la notification,
- Établissement des ordres de service
- Contrôle qualité de certains documents
Juridique :
- Aide à la rédaction des délibérations, décisions, arrêtés
- Suivi des échéances, relances
- Relecture des documents, saisie sur Posactes
- Échanges avec le service des assemblées
- Transmission et classement des documents exécutoires
- Envoi des documents en signature
- Notifications, mise à jour du tableau de suivi
Intérim :
- Intérim de l'assistante de direction en cas d'absence
- Intérim des autres assistantes de direction de la DGA
Missions divers :
- Accueil de stagiaires ou d'apprentis
- Participation aux tâches urgentes de la Direction
Connaissances
Bureautique
Logiciels métiers
Grammaire
Orthographe
Syntaxe
Savoir-faire
Maîtrise technique de secrétariat (rédaction de courrier, prise de note, élaboration de compte-rendu, mise en forme de tableaux …)
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Facilité d’utilisation de logiciels métier et des plateformes internet
Excellent niveau de français à l’écrit comme à l’oral
Capacité à rendre compte
Savoir-être
Discrétion, sens du service, autonomie, rigueur
Forte capacité d'adaptation, d'organisation et de méthode
Priorisation des tâches et anticipation, aisance relationnelle, polyvalence
Formation / Expérience
BAC PRO/ BTS ou expérience dans ce type de poste
Conditions de travail
37 h 30 par semaine - 25 jours de congés – 15 jours de RTT
Conditions de recrutement
Cadres d’emplois des rédacteurs territoriaux (B) ou des adjoints administratifs (C)
Par voie de mutation, détachement, liste d’aptitude ou en contrat de droit privé (CDI)
Avantages Agglopolys
- Télétravail possible selon les règles de la charte appliquée par la collectivité
- Différents cycles de travail possibles selon les directions (semaine de travail de 4 ou 4,5 jours, alternance 4/5 jours)
- Participation mutuelle : 10 euros
- Participation prévoyance (contrat collectif) : 15 euros
- Forfait mobilités durables sous conditions d’éligibilité
- Comité des Œuvres Sociales et des Activités de Loisirs
- Possibilité d'accès au restaurant administratif de Blois
Bassin de vie de près de 110 000 habitants, Agglopolys, la Communauté d’agglomération de Blois, regroupe 43 communes, urbaines et rurales. Blois, ville préfecture, se positionne avec 48 000 habitants, comme métropole d’équilibre entre Tours et Orléans. Dotée d’un environnement naturel et architectural exceptionnel le long de la Loire, Blois est classée au Patrimoine mondial de l’UNESCO, au titre de «Paysage culturel». Ville à taille humaine, Blois cultive douceur et qualité de vie, dynamisme économique et universitaire, richesse de la vie associative, culturelle et sportive.
La Ville de Blois, Agglopolys et le Centre Intercommunal d’Action Sociale du Blaisois représentent un modèle de mutualisation des services efficient, avec 1700 talents et une centaine de métiers complémentaires. Avec une démarche éco-responsable, des événements conviviaux, et bien d’autres avantages liés à une politique managériale basée sur la Qualité de Vie au Travail, nos collectivités offrent un environnement de travail aux valeurs inclusives et collaboratives